Anexo de tratamiento de datos CONTABILIS

1. Partes y roles

Este Anexo de Tratamiento de Datos forma parte de la relación entre la empresa que utiliza CONTABILIS, en adelante el Cliente, y CONTABILIS. Cuando el Cliente incorpora, sincroniza o procesa datos personales de terceros mediante la plataforma, el Cliente actúa como responsable del tratamiento o en el rol que le corresponda legalmente y CONTABILIS actúa como encargado de tratamiento en la medida en que procesa esos datos siguiendo instrucciones del Cliente.

CONTABILIS conserva la calidad de responsable respecto de los datos que obtiene para administrar sus propias cuentas, seguridad, facturación, soporte, relación comercial y cumplimiento normativo, según la Política de Privacidad.

2. Objeto, alcance e instrucciones documentadas

CONTABILIS tratará datos personales únicamente para prestar, mantener, proteger y soportar las funciones contratadas por el Cliente, incluidas las integraciones que éste active. La configuración de la cuenta, las acciones realizadas por usuarios autorizados, las conexiones OAuth habilitadas y las instrucciones comunicadas por canales de soporte constituyen instrucciones documentadas dentro del alcance del servicio.

CONTABILIS no venderá datos personales procesados por cuenta del Cliente, no los utilizará para publicidad propia o de terceros y no los empleará para finalidades incompatibles con la prestación del servicio.

3. Categorías de datos, titulares y operaciones

Según los módulos utilizados, el tratamiento puede comprender datos de clientes, proveedores, contactos, usuarios, compradores de canales conectados y otras personas relacionadas con la operación del Cliente. Las categorías pueden incluir identificadores, datos de contacto cuando una función los requiera, datos comerciales y fiscales, comprobantes, pedidos, productos, movimientos, pagos, devoluciones, inventario y metadatos técnicos.

Según la integración que el Cliente active, CONTABILIS puede utilizar datos operativos de pedidos y líneas, productos, inventario, ubicaciones, pagos, devoluciones y otros registros necesarios para la función autorizada. CONTABILIS aplica minimización de datos y evita solicitar o conservar categorías de datos personales que no resulten necesarias para prestar la función correspondiente.

Las operaciones pueden incluir recepción, consulta, organización, vinculación, almacenamiento, conciliación, transmisión a servicios autorizados por el Cliente, respaldo, auditoría y eliminación.

4. Obligaciones del Cliente y de CONTABILIS

El Cliente declara contar con base jurídica suficiente para los datos que incorpora o conecta y es responsable de informar a los titulares cuando corresponda, definir usuarios autorizados y limitar el acceso interno según sus funciones.

CONTABILIS tratará los datos conforme a las instrucciones documentadas, limitará el acceso al personal y sistemas que lo necesiten para prestar el servicio, mantendrá obligaciones de confidencialidad y comunicará al Cliente cuando una instrucción resulte manifiestamente incompatible con obligaciones legales aplicables.

5. Seguridad, confidencialidad y continuidad

CONTABILIS aplica medidas técnicas y organizativas razonables según la naturaleza de los datos y el riesgo, incluyendo autenticación, autorización por roles y permisos, protección de credenciales, separación de responsabilidades, cifrado en tránsito, registros de auditoría, respaldos, procedimientos de recuperación y controles para reducir accesos no autorizados.

Las credenciales de integraciones se almacenan fuera del código público y se protegen mediante mecanismos criptográficos. CONTABILIS revisa y ajusta sus medidas cuando cambian la arquitectura, los proveedores o los riesgos relevantes.

6. Subencargados, infraestructura y transferencias

CONTABILIS puede recurrir a proveedores de infraestructura, alojamiento, correo, seguridad, respaldo, soporte u otros servicios técnicos necesarios para operar. Esos proveedores actuarán con acceso limitado a la finalidad contratada y sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad.

Cuando el tratamiento implique transferencias internacionales, CONTABILIS aplicará las salvaguardas exigibles conforme a la normativa aplicable y la naturaleza de la transferencia. El Cliente autoriza el uso de subencargados necesarios para la prestación mientras se mantengan obligaciones compatibles con este anexo.

7. Derechos de titulares, requerimientos e incidentes

Cuando CONTABILIS reciba una solicitud de un titular relacionada exclusivamente con datos tratados por cuenta del Cliente, podrá redirigirla al Cliente o asistirlo razonablemente para responderla. CONTABILIS también colaborará, dentro del alcance técnico del servicio, con solicitudes válidas de acceso, rectificación, supresión, restricción u otras que resulten aplicables.

Ante un incidente de seguridad confirmado que afecte datos procesados por cuenta del Cliente y que requiera comunicación, CONTABILIS informará al Cliente sin demora indebida con la información disponible para facilitar su evaluación y las medidas que correspondan.

8. Conservación, devolución y eliminación

Los datos se conservarán durante la vigencia del servicio y por los períodos adicionales necesarios para cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, contractuales, de seguridad, auditoría o resolución de controversias. Finalizada la necesidad legítima de conservación, se eliminarán o anonimizarán de acuerdo con los procesos técnicos aplicables.

Las credenciales de integraciones dejan de utilizarse cuando se revoca o desconecta la autorización. Los respaldos pueden mantener copias durante ciclos técnicos limitados hasta su sobrescritura. Las obligaciones de confidencialidad subsisten mientras la información conserve carácter confidencial.

9. Aceptación, vigencia y evidencia

El Cliente puede aceptar este acuerdo de procesamiento de datos dentro del flujo de conexión de una integración u otro proceso contractual de CONTABILIS. La aceptación electrónica identifica al usuario, la empresa, la versión del anexo y la fecha de aceptación y se conserva como evidencia de la instrucción y autorización.

La versión aplicable a una integración es la aceptada al momento de su vinculación, sin perjuicio de actualizaciones necesarias por cambios legales o técnicos. Los cambios materiales se comunicarán por medios razonables cuando corresponda.